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Come
scegliere il software per l'invio della newsletter: l'importazione dei dati
autonoma o assistita?
Per massimizzare i risultati di un
azione di Email Marketing è consigliabile utilizzare un software
professionale.
Nella scelta di quello più adatto alle tue
esigenze, ci sono alcune funzionalità, come l'importazione dei dati,
che:
- puoi usare in modalità autonoma (self-service),
- o il tuo fornitore effettua per tuo conto.
Apparentemente il fatto di importare i dati autonomamente o di farlo fare al
fornitore può sembrare un dettaglio poco importante, ma si rivela
successivamente fondamentale.
L'importazione è necessaria all'inizio e durante l'attività di invio delle
newsletter.
Quando il fornitore configura il software per l'invio delle
newsletter per un nuovo cliente, effettua anche l'importazione iniziale dei
dati.
Le importazioni successive sono necessarie quando, ad esempio:
- ci sono aggiornamenti dei dati, con modifiche e nuovi inserimenti,
- è necessario fare un invio di newsletter a chi ha partecipato ad un
evento o ai destinatari di una specifica promozione.
E' possibile eseguire le importazioni successive
in due differenti modalità:
- autonoma (self-service)
- assistita (fatta dal fornitore).
Modalità autonoma (self-service)
Alcuni software permettono al cliente di importare i dati in modo autonomo
(modalità self-service), ma con limitazioni e vincoli;
infatti spesso si è obbligati:
- a convertire i dati in un formato particolare (ad esempio Testo, XML, etc.),
- ad avere i nomi dei campi tassativamente come li prevede il software (ad
esempio il campo email si deve chiamare "e-mail", cioè con il
trattino, oppure "email address").
Se anche una sola di queste condizioni non è vera (il nome dei campi o il
formato del file da importare), l'importazione fallisce.
Le aziende non sempre hanno al loro interno
queste competenze tecniche, oppure chi le ha, ha altre priorità e non può
essere di supporto nei tempi necessari.
Questo fatto può rivelarsi un collo di bottiglia, perché la
newsletter è pronta per essere spedita ma il cliente non riesce ad
importare gli indirizzi email ai quali fare la spedizione.
Modalità assistita, effettuata dal
fornitore
Per semplificare l'importazione dati, noi offriamo un servizio
di importazione con il quale il cliente non si occupa dei dettagli tecnici
(quali il formato e il nome dei campi); ci fornisce i dati nel formato che
preferisce e con i nomi dei campi che desidera e pensiamo noi a:
- convertire i dati nel formato opportuno,
- rinominare i campi,
- eliminare i duplicati,
- vedere quali erano già presenti e quali sono nuovi,
- importarli facendo in modo che la newsletter sia spedita solo a quei
destinatari.
Considerazioni
Per evitare sorprese nella scelta del software di email marketing,
fai attenzione se ci sono attività
che devi effettuare in modalità self-service, per le quali potresti non
avere il tempo e/o le persone necessarie.
In particolare valuta attentamente come effettuare le importazioni
dei dati.
E' un aspetto molto importante che,
se ben gestito e pianificato, ti permette di risparmiare tempo e
aumentare il ROI.
Eugenio La Mesa
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